Seguro que ya muchas veces escuchaste sobre escandallos pero qué es eso realmente y cómo se hace? Hoy voy a compartirte un pequeño tutorial práctico para que aprendas a hacer tu escandallo en Excel de manera fácil.
Excel – es una herramienta brutal que nos permite tener todos los datos de la empresa bien organizados. Te voy a mostrar la manera básica “manual” de trabajar con esta herramienta pero también más adelante puedes aprender las fórmulas para automatizar todos los cálculos y acelerar más el proceso.
Antes de empezar con la práctica hablemos sobre lo que es un escandallo y qué hay que tomar en cuenta.
Escandallo – es una herramienta muy importante en tu negocio de repostería que te ayudará a saber el coste exacto de elaboración de tus productos. Pero recuerda que para que el panorama de todos tus gastos sea bien completo y puedas establecer el precio final de venta JUSTO, aparte del escandallo básico se deben tener en cuenta los costes variables, los costes fijos, el tiempo de elaboración y muchas otras cosas adicionales que también hay que incluir como tu experiencia, formación, marketing y demás.
En la gestión de cualquier cocina es imprescindible controlar qué nos cuesta elaborar nuestro producto para poder establecer un precio rentable y controlar los gastos. Para mi el escandallo – es lo primero que hemos de hacer para saber cuánto exactamente nos cuesta la elaboración de la tarta, ósea los costes de todos los ingredientes.
Para que sea más fácil hacer escandallos antes de eso te recomiendo tener un registro de todos tus proveedores con los precios y formatos, de manera que podremos extraer el coste por kilo de manera más rápida.
Yo tengo todos mis documentos de mi empresa guardados y organizados por las carpetas temáticas en Google Drive.
Es muy cómodo ya que siempre puedes acceder a todos los datos desde cualquier dispositivo y ubicar al momento lo que necesitas sin tener que rebuscar la información en mil papelitos.
Entonces empecemos por crear un Excel con listado de todos los proveedores.
Para ver TUTORIAL EN VÍDEO accede a mi canal de YouTube haciendo click AQUÍ.
Vamos a buscar en google “Docs google sheets” y abriremos la pestaña “Hojas de cálculo de Google: inicio de sesión”.
Puedes iniciar sesión con tu cuenta de google que usas para tu empresa y así tendrás todos los documentos guardados en la misma cuenta y luego podrás organizar estos documentos por las carpetas en Google drive.
Ya tenemos la hoja creada, vamos a ponerle el nombre “Proveedores” y vamos a rellenarla con todos los datos sobre nuestros proveedores. Aquí puedes organizarte varias hojas dentro de esta misma hoja principal según el tipo de productos que uses en tu pastelería o como a ti te va mejor organizarlos. Vamos a hacer ahora una hoja de “Ingredientes” y otra de “Embalaje” y rellenar todos los datos de los productos:
Al tener esta lista bien organizada te ahorras mucho tiempo y esfuerzo después. Ya tienes todos los precios por kilo o por unidades indicados en la tabla y así ya puedes hacer tu escandallo de manera fácil.
Ahora crearemos otra hoja de Excel que llamaremos “Escandallo”. Le damos al símbolo + y se creará una hoja “EN BLANCO” ósea una hoja nueva. Vamos a hacer el escandallo en ejemplo de tarta personalizada de 8 raciones con decoración en la técnica “drip cake” con goteo y unos toppers con relleno básico de bizcocho de vainilla y mousse de Nutella. Este es el boceto de nuestra tarta imaginaria:
En nuestro Excel apuntamos el titular para saber de qué es este escandallo. Crearemos varias columnas:
Desgranamos todas las preparaciones que conlleva esta tarta:
Rellenamos la columna de gramajes indicando cuántos gramos de cada ingrediente se usa para la elaboración.
Consultando nuestra tabla de proveedores apuntamos los costes de todos los ingredientes por kilo o por unidad en el caso de huevos. El coste de embalaje también ya lo sabemos por cada tarta, esto nunca cambia. Siempre usaremos una base, una caja, una bolsa, una tarjeta de visita, un flyer, un lazo. Así que ya tenemos el total bien calculado en la lista de proveedores.
Aplicando la regla de tres vamos a calcular el coste de todos los ingredientes usados para esta tarta y al final sumamos todos los costes que nos salieron incluido el coste de embalaje.
YA ESTÁ LISTO!
Ahora si que sabemos el coste exacto de los ingredientes usados. A partir de aquí como te he comentado al principio para poder definir el PVP (precio de venta al público) hay que tener en cuenta muchísimos factores y muchos de ellos son totalmente subjetivos.
Para valorar estos otros costes aparte de los ingredientes es aplicable al 100% el principio de prudencia unido al sentido común. El principio de prudencia nos indicará que debemos intentar evitar incrementar los costes de manera ficticia por un lado. Por otro lado nos obliga a que en aquellos costes más subjetivos seamos lo más realistas posible para evitar equivocarnos.
En segundo lugar, el sentido común debe estar siempre presente. No podemos desvalorizar nuestro trabajo por el miedo de que la gente diga que es caro. Hemos de tomar en cuenta todos los gastos tanto objetivos como subjetivos (valor añadido) y saber valorarnos como profesionales. Si ves que la cifra de precio de venta te sale muy alta y te parece demasiado piensa ¿por qué?
¿Por qué crees que tu cliente no te va a comprar a este precio? Quizás el tipo de cliente que tienes ahora no es tu cliente ideal o quizás el mensaje que lanzas con tu marketing no es coherente con tu producto y estilo de tu marca y no transmite todo el valor añadido que tiene.
Hay muchísimas cosas por tomar en cuenta a la hora de definir nuestros precios pero por lo menos con un buen escandallo ya empiezas bien!
Aquí abajo puedes acceder a mi otro vídeo donde te comparto mis 5 pilares que tomo en cuenta para definir los precios de mis productos aparte de los costes de ingredientes! Click en la imagen y nos vemos allá. Éxitos!
